God kommunikasjon på arbeidsplassen er svært viktig for trivsel og produktivitet, men kan i en travel hverdag lett bli nedprioritert. Når tydelig og åpen kommunikasjon er fraværende, kan misforståelser, frustrasjon og konflikter lett oppstå. Det å slurve med kommunikasjonen kan få problemer til å bli unødvendig store på sikt. Det er langt mer ressurskrevende å rydde opp i noe som får vokse seg stort, enn om bedriften har høy prioritet på god kommunikasjon i det daglige. En bedrift som har kultur for god kommunikasjon vil ofte oppleve at både samarbeid, kreativitet og trivsel blomstrer.
Her er 6 nøkkelvaner som kan forbedre kommunikasjonen på arbeidsplassen:
1 – Vær tydelig og konkret når du formidler et budskap
Når du formidler et budskap, er det viktig å sørge for at budskapet er tydelig og forståelig. Unngå vag eller dobbel betydning. Vær alltid bevisst på at folk ikke er tankelesere, og at du kanskje sitter med langt mer informasjon i en sak enn personen du kommuniserer med. Det er derfor viktig at du først forsikrer deg om at mottaker forstår hvilken sak du snakker om før du går videre i detalj. Det er mange som går rett på sak uten å orientere seg først. Du har kanskje tenkt på en sak hele dagen og starter samtalen som om mottaker har tenkt like mye på det samme… Det er som regel ikke sånn. Mange trenger å få beskjed ved klar og tydelig tale, fremfor bruddstykker av en sak.
2 – Lytt aktivt og vær bevisst på kroppsspråk for å skape trygghet
Aktiv lytting betyr mer enn bare å høre ordene som blir sagt – det handler om å forstå meningen bak dem. Still oppklarende spørsmål og gjenta poenger for å bekrefte at du har forstått det som blir sagt. For eksempel: “Så du mener at vi bør endre møtestrukturen for å få mer effektivitet?” Vis også med kroppsspråk at du følger med, som å holde naturlig øyekontakt, nikke bekreftende, smil når det passer, len deg litt frem, legg bort mobilen og hold fokus på personen du snakker med uten å la blikket flakke rundt i rommet. Det å vise at du er interessert i det som blir sagt skaper trygghet og viser respekt.
3 – Gi konstruktive tilbakemeldinger som motiverer til vekst
Når du skal gi en tilbakemelding start gjerne med noe positivt først. Gi ros for det som er bra, slik at skuldre senker seg og en korrigeringer blir mindre truende. En tilbakemelding bør være konkret, saklige og rettet mot handling, ikke person. Når du skal snakke om forbedringspotensialet er det viktig å tenke over hvordan du formulerer deg. En god tilbakemelding skal motivere til forbedring – ikke skape sinne og frustrasjon. I stedet for å si: “Dette var dårlig”, kan du si: “Jeg tror vi kan forbedre rapporten ved å illustrere dette i et kakediagram, fordi illustrasjoner gjør budskapet lettere å forstå – hva tenker du om det?” Unngå bruk av absolutter som for eksempel «aldri», «alltid», «alle» eller «ingen». I stedet for å si «Du er alltid ut i siste liten med å sende rapporten» kan du heller si: «Det vil være til stor hjelp om du kan sende rapporten dagen før møtet, slik at vi rekker å gå igjennom den i forkant. Lar det seg gjøre?» Konstruktive tilbakemeldinger bidrar til læring og utvikling, og reduserer konfliktrisiko.
4 – Skap et trygt miljø for å uttrykke meninger og dele ideer
Skap en kultur hvor ansatte føler seg trygge på å uttrykke meninger, stille spørsmål og innrømme feil uten frykt for negative konsekvenser. Det bør være trygt å dele tanker og ideer uten fare for å bli latterliggjort. Led med åpenhet selv og del dine egne feil og lærdommer. Anerkjenn alle bidrag til ideer og innspill selv om det ikke fører til ønsket resultat. Sett av tid til korte møter og/eller uformelle samtaler der alle kan komme med idéer. Hvis de ansatte likevel vegrer seg for å åpne munnen, kan en idé-/tilbakemeldingsboks, hvor det er mulig å levere anonyme bidrag, være en løsning. Et team som føler at det er trygt å uttrykke meninger og stille spørsmål, blir mer kreativt og samkjørt.
5 – Skriftlig kommunikasjon – vær ekstra varsom
Skriftlig kommunikasjon kan ofte være kilde til misforståelser. En mottakers humør og innstilling har stor betydning for hvordan et budskap tolkes. Når vi leser en tekst, tolker vi den ikke bare ut fra ordene som står der, men også gjennom våre egne følelser, erfaringer og forventninger. Er man i godt humør, har man ofte større velvilje og tolker formuleringer mer positivt. Er man derimot stresset, irritert eller lei seg, kan man lettere lese teksten i verste mening. Noe som er skrevet med et smil, eller ment som en spøk, kan da oppfattes som kritikk eller et angrep. Særlig i skriftlig kommunikasjon, hvor tonefall, kroppsspråk og mimikk mangler, øker risikoen for misforståelser. God skriftlig kommunikasjon kjennetegnes av klarhet, struktur og tilpasning til mottaker. Lag alltid en overskrift som forteller hva denne eposten gjelder, og hold deg til én sak pr epost. Alle mottar informasjon forskjellig. Noen liker detaljerte forklaringer, mens andre foretrekker korte og presise punkter. Kjenn ditt publikum og juster budskapet deretter.
6 – Følg opp og bekreft forståelse etter en viktig samtale/møte
Etter viktige møter eller beslutninger, er det smart å følge opp med oppsummeringer av hva som er blitt gjennomgått og hva som er besluttet. Dette er en fin måte å dobbeltsjekke at alle er på samme side og det reduserer risikoen for misforståelser. I tillegg er det en stor fordel å ha en skriftlig bekreftelse, hvis det skulle oppstå uenigheter i etterkant. Det er ikke uvanlig at folk ikke husker, eller husker feil, og i slike situasjoner er det nyttig å ha avgjørelser og møtereferater svart på hvitt. Det vil kunne sette stopper for unødvendig diskusjoner og irritasjon.
Til slutt
Hvordan står det til med kommunikasjonen på din arbeidsplass? Er det rom for forbedring eller gjør dere alt etter boka? Er det andre tiltak du tenker er nyttig, som ikke er nevnt her? Del gjerne😊
Foto: Shutterstock
[Reklame]
Gratis nettkurs: 5 viktige steg for å bli en superselger! MELD DEG PÅ!
I dette gratiskurset ønsker jeg å inspirere deg til å hente ut superselgeren i deg. Det er helt gratis og uforpliktende å delta. Tips en venn som du tenker kan ha glede av dette kurset og ta kurset «sammen» fra hvert deres sted.
MELD DEG PÅ!
Legg igjen en kommentar