Du har helt sikkert kjent på den ubehagelig følelsen av at du har utsatt noe alt for lenge… hvem har ikke det? Det å hele tiden være «bakpå» er ikke en god følelse, dessuten kan det føre til at oppgaver vokser seg unødvendig store. Det er jo lettere å luke bort en liten spire i dag, enn å hugge et stort tre om noen år – ikke sant? Likevel utsettes det… Prokrastinering er en enorm tidstyv og en bremsekloss for suksess. Alle utsetter kjedelige eller vanskelig oppgaver fra tid til annen, men når vanen med å utsette blir kronisk, kan det gå på helsa løs. Prokrastinering kan sabotere kvalitetstid med familien/kjæresten/venner, ødelegge økonomien eller hindre deg karrieremessig. Dette er vel gode nok grunner for å få en slutt på utsettertrangen en gang for alle?

Hvorfor utsetter vi? Det kan være forskjellige grunner til at vi utsetter ting, men her er noen av de vanligste årsakene:

1 – Prosjektet/oppgaven er for stor og vanskelig

Du utsetter fordi du føler deg overveldet. Oppgavene virker vanskelig eller uoverkommelig store. Du vet ikke i hvilken ende du skal starte.

Løsning: Bryt prosjektet ned i mindre biter. Når du får tildelt et omfattende prosjekt eller et stort budsjett, er det viktig å dele det inn i små overkommelige porsjoner. Finn også ut hva du må lære deg og hvem du skal søke råd hos, for å komme videre i prosessen. Når du har delt opp prosjektet kan du sette mange små tidsfrister for når hver enkelt del skal være gjort. Er det et budsjett du skal dra i land, er det viktig å dele det inn i hva du må selge hver dag, og hvor mange kunder du må være i kontakt med hver dag for å nå målet.

2 – Prosjektet/oppgaven er direkte uinteressant

Det er langt utenfor ditt interessefelt og du klarer heller ikke se at dette kan lede til et interessant eller nyttig resultat. Du mister lett fokus og tar deg i å gjøre helt andre ting som du synes er langt morsommere.

Løsning: Forsøk å få klarhet i hvorfor du skal gjøre dette, slik at du lettere kan se nytten og dermed også bli mer motivert. Det er også viktig å akseptere at noen oppgaver kan være veldig kjedelige, men en nødvendighet for at bedriften skal nå overordnede mål, som igjen er med på å sikre din arbeidsplass. Typiske kjedelig oppgaver kan for eksempel være å skrive utlegg, behandle reklamasjoner, levere kjørebok, skrive rapporter, delta på møter og liknende. Hvis du opplever at noe kan gjøres bedre og mer effektivt kan du eventuelt fremme et forslag om endring, og på den måten kan de kjedelige oppgavene kanskje bli mer lystbetonte.

3 – Du sliter med å prioritere

Du multitasker og har hyppige fokus-skifter. Du lar deg avlede og jobber reaktivt isteden for proaktivt. Dette fører til at du ikke får gjort det du skal. Dagene bare koker bort i vissvass og viktige oppgaver blir utsatt…

Løsning: Planlegging og struktur på arbeidsdagen er en viktig suksessfaktor. En måte å strukturere arbeidsdagen kan være som følger:

1. Prioritet bør være det som gir penger i kassa; som produksjon, salg og leveranser.

2. Prioritet bør være det som sørger for at kundene kommer tilbake; som blant annet kundeservice og markedsføring.

3. Prioritet kan være langsiktige prosjekter, prospecting, planlegging og nettverksbygging.

4. Prioritet kan være administrativt arbeid som mailboksen, kontor-/papirarbeid, arkivering, rydding og liknende.

Bestemt deg hvor mye tid du skal bruke på hvert arbeidsområde og hold fokus på én og én oppgave. Hvordan du deler inn arbeidsdagen kommer selvsagt an på hva du jobber med. Dette er bare et eksempel på hvordan det kan gjøres hvis du blant annet jobber med salg eller driver egen business. PS! selv om noe er 3. eller 4. prioritet betyr ikke det at det skal bortprioriteres. Alle fire arbeidsområder er viktig å rydde plass til i kalenderen!

4 – Du tror du har for lite tid

Du ser ikke poenget med å starte på en oppgave fordi du har for lite tid til rådighet resten av dagen. I stedet for å jobbe effektivt den lille tiden som er igjen, er det lett å gå i fella å tenke «jeg starter i morgen».

Løsning: Hvis du jobber med noe i 15 minutter hver dag, er det utrolig hva du faktisk får gjort i løpet av en uke eller to. Finn ut om det er en liten oppgave du kan hake ut for å drive prosjektet fremover. Det kan være å lese deg opp på noe, sende en forespørsel, ta én telefon, send en epost, lage en liste over de 5 viktigste gjøremålene dine neste dag etc.

5 – Du er alt for sliten og trøtt

Det vil alltid være en begrensning hva gjelder tid, energi og penger. Disse tre ressursene må disponeres med omhu. Vi blir alle slitne i løpet en lang dag og når vi føler oss utmattet vil også selvdisiplinen være på et kritisk lavt nivå.

Løsning: Start dagen med de viktigste og tyngste oppgavene først – før batteriet er helt flatt. Det finnes også en del enkle grunnleggende tiltak du kan gjøre for å føle deg mer energisk gjennom dagen, som blant annet nok søvn, trening og sunt kosthold, men det vet du helt sikkert fra før. Hvis du synes det er tungt å hente frem ditt beste, kan også en mentor hjelpe deg å nå nye mål og finne en god balanse i livet. Les også 4 svært virkningsfulle ting jeg lærte av min mentor.

 

Var dette nyttig? Håper du får en effektiv utretter-dag!:-)

 

Foto: Shutterstock.com

[Reklame]

Bli med på gratis nettkurs: «5 viktige steg for å bli en superselger», og få mange gode gratisråd samt et unikt tilbud på komplett kurspakke fra Salgstinget.

I dette nettbaserte salgskurset ønsker jeg å inspirere deg til å hente ut superselgeren i deg. Det er gratis og helt uforpliktende å delta. Alt du trenger å gjøre er å melde deg på – og selvsagt møte opp! Trykk på lenken og finn tidspunkt som passer for deg.

MELD DEG PÅ!