Forskjellen på å være TRAVEL kontra PRODUKTIV

Hender det at tiden flyr fra deg, og du ved ukeslutt sitter og lurer på hva du har gjort alle disse timene på jobb?

Vi lever i en verden hvor vi er utsatt for støy og krav fra alle kanter. Det er veldig lett å bli avledet av tekstmeldinger, epost, sosiale medier, nyheter og reklame. Vi forviller oss inn i artikler som egentlig ikke er relevant for oss, men som kanskje gjorde oss nysgjerrige. Plutselig sitter du og leser om hvordan du kan bygge et drivhus og dyrke tomater, når du egentlig burde ringt flere kunder! For ikke å snakke om all den tid som ofte brukes til å holde oss oppdatert på hva alle andre driver med – når vi egentlig burde fokusere på det vi selv skal gjøre.

Dersom du ønsker å bli mer produktiv, må du prioritere hardere i forhold til tiden din. Det er også viktig å forstå forskjellen på å være travel kontra produktiv.

1 – Travle mennesker jobber hardt – produktive mennesker jobber hardt og smart!

Høy arbeidsmoral er viktig for å kunne skape noe, og både travle og produktive mennesker har som regel svært høy arbeidsmoral. Men – forskjellen er at travle mennesker ofte jobber på en ineffektiv måte, uten å aktivt lete etter løsninger på hvordan ting kan gjøres bedre og mer effektivt. Produktive folk leter alltid etter bedre metoder, for å kunne oppnå bedre resultater samtidig som de sparer både tid, energi og penger.

Dersom du lurer på om du jobber smart nok, kan du stille deg selv noen kontrollspørsmål:

  1. Hvilke oppgaver bruker jeg mye tid på, og er disse oppgavene egentlig nødvendig?
  2. Hvis de er nødvendige, finnes det smartere måter å løse disse oppgavene på?
  3. Finnes det et bedre tidspunkt på dagen eller i løpet av uka hvor du er i stand til å jobbe mer effektivt med disse oppgavene?
  4. Kan disse oppgavene eventuelt delegeres til noen andre?

2 – Travle mennesker graver seg ofte ned i detaljer, mens produktive mennesker klarer å se både detaljer og fokusere på det store bildet samtidig.

Travle folk kan ofte bli opphengt i detaljer og bruker alt for mye tid på å perfeksjonere noe som egentlig er godt nok, mens for en produktiv person vil «utført» være bedre enn «perfekt». I noen sammenhenger er perfeksjon selvsagt avgjørende, men det lønner seg først og fremst å perfeksjonere det som er viktig, og som vil utgjøre en reell forskjell for resultatet på sikt.

3 – Travle mennesker har en tendens til å la seg styre av krav fra omgivelsene (epost, telefoner, kolleger som ber om ting…) Produktive mennesker setter sin egen agenda for dagen og jobber proaktiv, fremfor reaktivt.

Hvis vi hele tiden lar oss avlede av krav fra andre, kan vi ende opp med svært travle dager uten at vi egentlig driver egne prosjekter fremover. Produktive mennesker skur av alle forstyrrelser i perioder for få unna oppgaver som gir ønskede resultater både på kort og lang sikt. Dersom det kommer krav fra andre, spør de alltid om det haster og når det må være ferdig. Deretter noteres oppgaven ned med tidsfrist, og de fortsetter der de slapp. Dersom jobben din er å svare på telefoner og epost, er det selvsagt viktig å sette førsteprioritet på disse oppgavene, men hvis 24/7 online-service ikke er jobben din, bør du logge av med jevne mellomrom.

4 – Travle mennesker tenker på alt de burde ha gjort. Produktive mennesker skriver ned (med tidsfrister) hva de ønsker å få gjort.

Dersom vi går rundt og tenker på alt vi skulle ha gjort hele tiden er det lett å bli overveldet, og vi kan ende opp med å utrette lite eller ingenting. I tillegg bruker travle mennesker verdifull kapasitet til å tenke på de samme gjøremålene igjen og igjen. Hvis vi skriver ned oppgavene slipper vi å huske på hva vi skal gjøre, og det blir lettere å fokusere her og nå. Produktive mennesker klarer å drive større prosjekter fremover ved å dele de opp i små passe store daglige porsjoner.

5 – Travle mennesker multitasker. Produktive mennesker fokuserer på en og en oppgave.

Forskning viser at multitasking dreper produktivitet. Det å stadig skifte mellom oppgaver fører til dårlige konsentrasjon og større rom for å gjøre feil, i tillegg til at det blir vanskeligere å gjøre seg ferdig med oppgavene. Produktive mennesker har lettere for å holde fokus, og gjør seg oftere ferdig med en oppgave før de hopper på neste. De som fokuserer på en og en oppgave opplever også større mestring og gjør mindre feil.

6 – Travle mennesker sier ofte Ja. Produktive mennesker sier ofte nei.

Det at ja-mennesker sier ja til alt er egentlig ikke helt korrekt. Hver gang vi sier ja til en ting, sier vi samtidig (indirekte) nei til noe annet. Ja-mennesker sier ofte ja uten å tenke seg om, mens produktive mennesker er langt mer selektive og analytiske før de sier ja. Det å lære seg å si nei oftere, vil kunne føre til langt mer produktive dager. Det å si ja tar bare noen sekunder, men oppgaven du har sagt ja til kan ta langt mer tid og krefter enn du egentlig har kapasitet til. Produktive mennesker er klar over at tid og energi er en knapp ressurs og at det derfor er viktig å disponere disse verdiene med omhu.

7 – Travle mennesker hiver seg ofte på nye og spennende prosjekter på impuls. Produktive mennesker evaluerer og gjør grundig undersøkelser før de setter i gang med noe nytt.

Det å sette i gang med nye prosjekter, uten å tenke seg nøye om kan være bortkastet tid, energi og penger. Ofte kan alt virke lett når man er i en motivert tilstand. Etter hvert som realiteten setter inn, blir det tungt å holde motivasjonen oppe hvis man ikke er indre motivert med en tydelig visjon. Det å sette i gang nye prosjekter uten en gjennomtenkt plan, resulterer ofte i «halvgjort». Dersom drivkraften er sterk nok og prosjektet nøye gjennomtenkt, er det lettere å takle utfordringer og hardt arbeid som venter – og dermed gå hele veien til mål.

8 – Travle mennesker prioriterer det som haster. Produktive mennesker prioriterer det som er viktig.

Det er fryktelig lett å utsette det som er viktig, men som ikke haster. Som for eksempel å sette opp et budsjett og komme i gang med en spareplan. Det haster ikke, men hvis det ikke gjøres nå, vil en kanskje angre på det om noen år. Det samme gjelder helse. Dersom helsa ikke tas på alvor i dag, vil en kunne oppleve store utfordringer senere i livet. Selvsagt må en holde tidsfrister og avtaler, men det er viktig å sette av litt tid hver dag til å jobbe på viktige prosjekter som vil kunne gi verdifulle resultater på lang sikt.

Tips til hvordan prioritere dagene mer produktivt:

  1. PRI – Produksjon (Salg, leveranser, produktutvikling, forbedringer…)
  2. PRI – Oppfølging (kundeoppfølging, reklamasjoner, markedsføring, møter, mailboks…)
  3. PRI – Investering (langsiktige prosjekter, planlegging, nettverksbygging…)
  4. PRI – Kontrollering (administrative oppgaver, papirarbeid, rapportering, evaluering, arkivering, statistikk…)

Husk! Fyll dagene med din egen gjøremålsliste – ikke alle andres.

9 – Travle mennesker gjør alt selv. Produktive mennesker er gode til å delegere.

Dersom en driver eget firma eller er leder, er det ofte et tidsspørsmål før en må sette bort oppgaver til andre. Enten ved å ansette folk eller leie inn konsulenttjenester. Travle mennesker sier de ikke har tid til å lære opp andre, mens produktive mennesker vet at det ligger en langsiktig gevinst og større muligheter for vekst, ved å ta seg tid til nødvendig tiltak. Ved å delegere slipper produktive mennesker å ha en million oppgaver på blokka hver dag. Det å frigi tid til å fokusere på det du er aller best på, vil kunne gi langt bedre resultater i det lange løp.

Noe å tenke på…

Det å være travel uten å være produktiv er ofte en virkelighetsflukt hvor vi slipper å tenke. Produktivitet krever nemlig planlegging, gode rutiner og disiplin. Sett av litt tid på slutten av hver dag og tenk over om du har vært travel eller produktiv i løpet av dagen. Hvilket svar får du? Hva har du egentlig gjort i dag? Det å øke egen bevissthet, vil føre til at du stadig blir mer effektiv og produktiv.

Ha en riktig fin, givende og produktiv dag!:-)

 

Foto: Shutterstock

Av | 2021-04-22T15:35:55+00:00 22, 04, 2021|Foredrag, Selvledelse, Selvutvikling, Tidsstyring|0 Kommentarer

Legg igjen en kommentar